Rast organizacije želimo podržati sa vrijednim aplikacijama i IT podrškom, ali po pravilu imamo ograničen budžet da to izvedemo. Tu su i zastarjele aplikacije i brojni izazovi integracija koji nam ostavljaju jako malo vremena da uspostavimo stratešku IT podršku i tako pomognemo poslovnom sistemu da se orijentira prema naprijed. Stoga sebi stalno postavljamo pitanje kako za manje uraditi više?

Uzimajući istraživanja IDC-a, korištenje tehnologije ima prednost u odnosu na angažiranje većeg broja ljudi. Dakle, potrebna je informaciona infrastruktura koja sama od sebe vodi biznis - podrška bez obzira na lokaciju poslovnih jedinica ili implementacija novih zakonskih rješenja (npr. novi kontni plan, fiskalne kase i sl.) Sve to možemo pronaći u fleksibilnom ERP rješenju koje se brzo implementira, lagano prilagođava potrebama i održava. Evo nekoliko faktora koji mogu pomoći da unutar budžetskih ograničenja maksimizira iskorištavanje IT resursa.

Provjerite sve opcije i zatražite cijene unaprijed

Cijena aplikacija ne bi trebala biti tajna. Troškovi implementacije mogu varirati sa obzirom na faktore kao što su širina zadatka, spremnost konsultanata i nivo prilagodljivosti promjenama organizacije, ali i pored toga iskusni implementatori mogu tačno predvidjeti troškove izvođenja radova. Cijene različitih ERP sistema ne treba selektirati u bruto iznosu, posebno troškove pribavljanja licenci ili implementacije.

Povoljan sistem je onaj koji minimizira troškove održavanja, administracije i podrške. Najvažnije je da od dobavljača dobijete cijenu unaprijed, ali isto tako da razumijete od kojih dijelova je stvorena ta cijena.

Platite samo ono što koristite

Aplikacije mogu imati veliki broj opcija i mogućnosti. Od jednostavnih kao što su POS kase, prijemi i izdavanja do kompliciranih kao poslovna inteligencija i automatsko izvještavanje. Trebata izabrati onaj paket koji najbolje odgovara vašim potrebama. Neki dobavljači cijenu aplikacije direktno povezuju sa funkcionalnostima koje kupujete, odnosno „vagaju“ aplikativno rješenje prije kupovine.

Drugi imaju okvirne postavke koje uz popuste prodaju korisnicima. U svakom slučaju kupovina aplikacije koja bolje odgovara potrebama kompanije ima dubok utjecaj na budžet predviđen za informacione tehnologije.

Implementacija

Implementacija rješenja može trajati od nekoliko dana, do nekoliko mjeseci u ovisnosti od širine zadatka. Kvaliteta implementacije, koja obuhvata instalaciju, postavke, testiranje i trening, direktno zavisi od kvalitete aplikacije i konsultantskog tima koji ga implementira. Bolje aplikacije i iskusniji timovi za implementacije su obično skuplji i svoje vrijeme vrednuju u obračunskim jedinicama vremena, ali dostavljanje rješenja bude kraće i kvalitetnije.

Edukacija internih resursa

Gledajući iskustva implementacija ERP rješenja u malim i srednjim preduzećima u BiH, jasno je da su rijetke firme koje ulažu novce u kreiranje internih konsultanata fokusiranih na specifično rješenje. Prema procjenama kompanije DATALAB BH, prosječan korisnik ulaže do 5 posto u dodatno osposobljavanje vlastitih resursa za upravljanje ERP sistemom Pantheon. Većina se oslanja na znanja eksternih kompanija koje izvršavaju podršku, čime nekontrolirano troše svoje IT budžete.

Integracija sa vanjskim rješenjima

Aplikacije tipa all-in-one su rijetke, skupe i obično su namijenjene velikim transnacionalnim kompanijama. Većina aplikacija u ponudi je fokusirano na sopstveni rad i često nemaju otvorene arhitekture na koje je moguće samostalno integrirati određena rješenja. Kompanija u porastu npr. može imati potrebu za implementacijom sistema upravljanja kupaca (CRM) koji može iskoristiti podatke  iz ERP sistema i tako smanjiti obim posla u administraciji sa CRM. Ukoliko implementirani sistem nema razvojno okruženje za integracije sa trećim rješenjima onda poslovni sistem je jednostavno primoran na teži put korištenja novih sistama.

CRM je možda i preveliki primjer za ove integracije, jer su rijetka mala preduzeća koja imaju potrebe za ovom vrstom okruženja. Ali stvari kao što su GPS praćenje pokretnih sredstava, uređaji za inventurisanje robe ili jednostavno mail okruženje lagano dolaze na listu potrebnih rješenja, a vaš zadatak je da anticipirate ovakve potrebe u budućnosti i izbor poslovne aplikacije prilagodite, a da ne morate mijenjati ili ponovo implementirati rješenje što sa sobom nosi najviše troškova.

Šta se može desiti?

Uzmimo primjer gdje moramo izabrati između dobavljača X i Y. Oba prodaju ekskluzivne licence koje predstavljaju jednokratni godišnji trošak. Rješenje X je nešto više novaca, ali se lakše implementira, dok Y ima jeftinije rješenje za koje je potrebno izdvojiti nešto više truda da se prilagodi korisniku. 

Rješenje X je također komplicirano, jer sadržava mnogo više dodatnih opcija koje možda i nisu inicijalno potrebne korisniku pa zbog toga ne ulaze okvir treninga korisnika, rješenje Y kada se postavi je jako jednostavno i dodatne edukacije nemaju ekonomskog smisla, ni za dobavljača, niti korisnika.

Pretpostavimo još da će korisnik sa dvoje zaposlenih na administraciji trebati do 20h podrške u godini dana, pa će kod aplikacije X imati troškove po 50KM/h sa opcijom da uštedi ukoliko interni resursi bolje savladaju logiku sistema, dok dobavljač Y za svoje rješenje ne obračunava vremenski trošak nego ima samo paušalni godišnji trošak podrške.

Ukoliko dođe do potrebe dodavanja novih funkcionalnosti dobavljač Y zahtijeva novu implementaciju (ili dodatno programiranje) koju naplaćuje kao novu kupovinu i implementaciju sa 50 posto popusta, a dobavljač X zahtijeva fiksni godišnji prinos koji iznosi 20 posto vrijednosti aplikacije, ali redovno (mjesečno, kvartalno ili godišnje) nudi jednostavna ažuriranja koja sadržavaju nove propise i funkcionalnosti koje korisnik može samostalno implementirati jednim klikom. I za kraj aplikacija X je mnogo kompliciranija. Za pokretanje ove aplikacije potrebna je skuplja infrastruktura, dok Y ima manje zahtjeve za hardverom pa samim tim ima i mnogo niže troškove.

Pretpostavit ćemo još da je životni vijek sedam godina, od kojih u jednoj imamo ključne promjene u pravilima i zakonima. U prvoj godini dobavljač X i Y bi nam dostavili rješenja i  implementira li ih na također nabavljenoj infrastrukturi. Kod rješenja X korisnik utroši svih 20h podrške jer se nalazi u novom okruženju koje ne poznaje i zahtijeva mnogo ad-hoc podrške. U drugoj godini korisnik uzima i dodatne edukacije, a zbog poboljšanih znanja u drugoj godini troši samo 10h podrške.

Sa druge strane korisnik aplikacije Y obje godine ima samo fiksni trošak podrške. U trećoj godini, zbog iskustva korisnika, potreba za podrškom opada na minimum od 5h godišnje, što u svim ostalim godinama ostaje nepromijenjeno.  U četvrtoj godini se mijenjaju neki od zakona i potrebno je dodatno nadograditi poslovnu aplikaciju, kako bi pratila promjenu.
Od četvrte do sedme godine (koliko je minimum za trajanje jednog ERP sistema) nije bilo promjena i troškovi su bili samo oni vezani za podršku.

Iz jednostavnog primjera vidimo kako jednostavan i inicijalno jeftin sistem u svom minimalnom životnom vijeku od sedam godina, gdje se desila samo jedna zakonska promjena (u FBiH i RS se godišnje dešava po jedna) može biti jednako opterećenje za budžet kao i komplicirana aplikacija.

Aplikacije tipa all-in-one su rijetke, skupe  i namijenjene su velikim transnacionalnim kompanijama. Većina aplikacija u ponudi je fokusirano na sopstveni rad i često nemaju otvorene arhitekture na koje je moguće samostalno integrirati određena rješenja.