Za mnoge kompanije uvođenje ERP-a treba da se desi klasičnim načinom, uglavnom zbog opsežnosti i potrebnih funkcionalnosti. Ipak za druge kompanije, posebno manja preduzeća, u potrazi za dodatnom vrijednošću u relativnom manjem vremenskom okviru, brza implementacija ERP-a je pravi odgovor.

Kada su se ERP sistemi prvi put pojavili na tržištu, većina implantacija je podrazumijevala mnogo kompliciranih zadataka praćenih konsultantskim troškovima koji su mogli dosezati 3-5 puta veću vrijednost nego li sama aplikacija. Kako su ERP-ovi evoluirali kompanije su više kredibiliteta davale svojim dobavljačima i partnerima, a usljed smanjenog otpora troškovi implementacije su opadali i do tri puta. Za primjer, danas se smatra da potpuna implementacija, po principu „ključ u ruke“, Pantheon ERP-a iznosi do 1,7 vrijednosti aplikacije, dok ubrzana implementacija može biti izvršena i za 0,5 troškova aplikacije.

Alati za rapidnu implementaciju su evoluirali kao posljedica razvoja ERP-a, ali i dalje ne predstavljaju dobro rješenje za kompanije koje imaju zastarjele i fragmentirane poslovne sisteme. Sa brzom implementacijom „complete go-live“ se može desiti u roku od mjesec dana. Dobavljači aplikacija danas rade sa konsultantskim partnerima, umjesto da se takmiče sa njima, tako da se krajnji korisnici mogu osloniti na on-time, on-budget implementacije, u mnogo kraćim vremenskim okvirima.

Srž brze implementacije je u konsultantima

Srž brze implementacije je u konsultantima koji nastupaju kao eksperti, alatima za početak rada i internim resursima. Usluge konsultanata možemo posmatrati na dva načina.

Prvo, konsultant može da nastupi kao facilitator, odnosno da u potpunosti učestvuje u definiranju potreba poslovnog sistema, analizi rješavanja problema i da utječe na odluku kako to rješenje implementirati, odnosno da podržava svog klijenta od početka do kraja određenog procesa. Konsultanti facilitatori imaju prihvatljive cijene (obično na ugovorenoj osnovi), ali njihov angažman obično zahtijeva više vremena.

Drugi je da konsultant može nastupiti kao ekspert. Najbolji primjer konsultanta-eksperta je doktor određene specijalizacije. Kod njega dolaze klijenti sa uputnicom, odnosno pacijenti koji već znaju šta im je problem.

Uzimajući u obzir raznovrsna iskustva u konkretnoj oblasti, njegove usluge su nešto skuplje. Konsultant kao ekspert samo učestvuje u analiziranju već uočenog problema i isporuci rješenja, a ne utječe na definiranje problema i odluku da li se (i kako) rješenje treba implementirati. Zbog toga je vremenski period angažmana mnogo kraći.

Kako unijeti nove podatke?

Alati za početak rada su obični formulari koji neiskusnim korisnicima pomažu pri unosu osnovnih podataka u novi poslovni informacioni sistem. Kada je riječ o ERP sistemima, onda se tu obično misli na stvari kao što su poslovni partneri, materijalna sredstva, konta, osnovne informacije o kompaniji ili osnovna sredstva.

Ove podatke je uvijek moguće unijeti u ERP, ali potrebno je poznavanje logike funkcionisanja i naravno znanje o lokacijama šifranata u koje se ove informacije unose. Zbog toga proizvođači poslovnih aplikacija prave čarobnjake koji na početku rada (nakon instalacije) na jednostavan način pomažu korisnicima da unesu inicijalne podatke.

Nakon inicijalnog unosa podataka u sistem, dovoljno je da probleme na koje nailazimo eskaliramo prema ekspertima, te da interno odlučujemo (učimo) kako ih aplicirati. Ako osiguramo ove pretpostavke i odlučimo se za brzu implementaciju ERP sistema, na kraju je dobro znati koji faktori dodatno utječu na ovu vrstu implementacije. To su ujedno i razlozi za pristupanje brzoj implementaciji ERP-a, a mogu biti:

1. Urgentnost: Kompanije sa velikim potrebama dostupnosti i ozbiljnim zahtjevima u vezi sa vremenom potrebnim za odgovor kupcima, trebaju razmišljati o brzoj implementaciji ERP-a.
2. Trošak: Brze implementacije prema definiciji koštaju manje. Vrijeme potrebno za pridobivanje prednosti je također smanjeno i rezultira efikasnošću.
3. Djelokrug: Najbolji kandidati za održavanje implementacije unutar djelokruga projekta su voljni da ujednače svoja očekivanja sa najboljim praksama iz industrije, ne očekuju da poprave sve odjednom i traže fleksibilnost za buduće poteze. Takve kompanije samostalno definiraju probleme i traže rješenja kako bi podržali biznis.
4. Interna spremnost: Kompanije moraju biti svjesne koliko treninga je potrebno za implementaciju. Moraju biti voljne da osiguraju visokokvalitetne interne resurse za projekte i da ciljaju na neprekidne operativne resurse.
5. Ekspertiza dobavljača: Kompanije trebaju tražiti dobavljače i partnere unutar sopstvenog segmenta i lokalnog znanja, kao i osposobljenost sa alatima koji su zreli i dokazani da imaju najbolje metodologije.

Konkurencija na brzo-mijenjajućem tržištu; ubrzavanje odgovora prema kupcima; zadovoljavanje rastuće potrebe za podacima i načinima na koji se oni pohranjuju; podizanje produktivnosti i smanjivanje kompleksnosti IT infrastrukture – postaju obaveze onima koji donose odluke.

Čak i u današnjem ekonomskom okruženju, mudre kompanije investiraju u ERP rješenje kao u primarni alat za borbu sa ovim ograničenjima. Više nego ikada, oslanjanje na skupe sisteme koji ne pridonose brzini i produktivnosti kompanija može biti riskantno i troškovno neefikasno, kako prilikom implementacije, tako i prilikom korištenja.

Kako bi reagirali na mijenjajuće tržište i dostigli efektivnost unutar industrije javlja se potreba centralizacije i integracije procesa u cijeloj organizaciji, odnosno potreba da implementiramo poslovno-informacioni sistem i tako svoje podatke pretvorimo u dobit.