Kupovina ERP  (eng.  Enterprise Resource Planning) sistema je dugoročna investicija. Dakle, ulaganje za koje se očekuje da će u nadolazećim godinama nuditi povrate koji nadilaze uložena sredstva.

Povrat na uložena sredstva dolazi u obliku reguliranja troškova poslovno-procesnog kapitala. Finansijski se to može pokazati kao oportunitentni trošak ne korištenja poslovnog sistama. Zbog toga dugoročna investicija u informacionu strukturu nije,  i ne smije biti impulsna kupovina.

Sa umom na efikasnosti, kontroli i sigurnosti, menadžeri trebaju rangirati potencijalna rješenja. Ali vrijednost  treba implementirati, integrirati i održavati unutar postojećeg  poslovnog sistema, pa pored dobrog proizvoda prilikom investiranja u informacionu strukturu, potrebno je pronaći i zadovoljavajućeg partnera.

Šta dobijamo kupovinom ERP-a?

Prvo je prvo, potrebno je znati šta očekujemo kao krajnje rezultate investicije! Prema istraživanjima koje je vršila Aberdeen Group implementacija ERP-a često je imala drugačije rezultate u ovisnosti od nivoa razvoja kompanije. Kompanije koje su protokom vremena redizajnirale poslove sa ciljem pospješivanja izvršenja istih, ostvarivale su najbolja poboljšanja prilikom implementacije ERP-a.

Kompanije koje nemaju iskustvo u redizajniranju poslovnih procesa, uvijek imaju dodatnu barijeru u vidu prilagođavanjima promjenama. Zbog toga nemaju superiornu kontrolu troškova zalihe i niže troškove operacija.

Upravljanje zalihama

Svaki komad artikla koji stoji na zalihi duže od vremena obrta zaliha, kreira dodatne troškove za organizaciju (skladištenje, manipulacija, dokumentacija). 

Prvi korak u borbi sa prevelikom zalihom je kreiranje informacije o minimalnoj, optimalnoj i maksimalnoj zalihi.

Korištenjem ERP-a za obavljanje poslovnih procesa (fakturiranje, narudžbe, proizvodnju) informacija o trenutnoj zalihi se generira kao posljedica rada samog sistema. Praćenjem kretanja zaliha,  za svaki artikl se postavlja nivo zalihe koji predstavlja minimum, optimum i maksimum. Nakon izvršenih postavki, moguće je automatizirati proces kreiranja narudžbi.

PANTHEON nudi i opciju automatskog kreiranja narudžbe zadanim dobavljačima za artikle koji  ne odgovaraju optimalnoj ili minimalnoj zalihi.

Administrativni troškovi

Postoji mnogo poslova koji ne donose prihode, ali čine fundamentalni dio posla. Zbog toga efikasnost izvršavanja ovih poslova sa informacionim sistemom predstavlja niži oportunitentni trošak rada. Obračun PDV-a, obračun plata, knjiženje, obračunavanje kamata, generiranje izvještaja... PANTHEON za ove poslove ima potpunu automatizaciju, a zahtjeva samo inicijalne postavke. U primjeru obračuna nagrada na osnovu prodaje, dovoljno filtrirati fakture, narudžbe ili otpremnice prema odgovornoj osobi i datumu.

Vrijeme isporuke

Vrijeme isporuke je osobina organizacije, koja pored cijene ulazi u one osobine na osnovu kojih nas kupci uspoređuju sa konkurencijom. Kompanije koje imaju kraće vrijeme isporuke imaju lojalnije kupce, jer im isporučuju vrijednost na osnovu koje mogu planirat svoje potrebe u realnom vremenu. Vrijeme  potrebno za jednu isporuku je suma vremena pojedinih elemenata procesa same isporuke. To mogu biti vremena primanja narudžbe, proizvodnje, fakturiranja i horizontalne komunikacije u kompaniji. Poslovni sistem sa fakturama, radnim nalozima i automatizacijom proizvodnje pomaže ubrzavanju vremena isporuke, a korištenjem istih podataka se pospješuje i horizontalna komunikacija.

Terminiranje proizvodnje

Uspješnost menadžmenta proizvodnje najviše je vezana za optimiziranje resursa. Resursi proizvodnje su raznoliki. Bez obzira da li se radi o ljudskim resursima, mašinama, sitnom alatu ili samom planu proizvodnje, potrebno im je pokloniti mnogo pažnje prilikom planiranja, izvršavanja i kontrole proizvodnog procesa. Poslovni sistemi danas proizvodnju uglavnom gledaju sa aspekta MPR II standarda.  U idealnim uslovima to znači promatranje operativnog planiranja u jedinicama mjere uz istovremeno promatranje finansijskog planiranja u novčanim jedinicama, te mogućnost odgovora na pitanje „Šta ako“?

Fiskalizacija

Uvođenje fiskalnih uređaja pretpostavlja da postoje programi za izdavanje maloprodajnih računa. Prilikom kupovine poslovnog sistema, treba provjeriti kompatibilnost proizvođača fiskalnog uređaja i rješenja za izdavanje maloprodajnih računa.

Na šta obratiti pažnju prilikom kupovine?

Nakon što odredimo tehničke ciljeve investicije, potrebno je obratiti pažnju i na druge činjenice vezane za kupovinu. Lično iskustvo u kupovini je najbolji vodič, jer teško je da možemo pogriješiti dva puta, ali kada imamo investicije zahtijevaju mnogo vremena i novca, iskustvo može mnogo koštati.

U istraživanju The Aston Group / Deloitte Touche vidimo na koji način kompanije percipiraju ERP prilikom kupovina. Izdvojene ključne vrijednosti prepoznate prilikom kupovine, na osnovu kojih je istraživanje izvršeno u dvije faze.

U prvoj fazi deset prepoznatih vrijednosti su ponuđene na rangiranje prema važnosti. Subjekti koji su rangirali faktore su kompanije koje su bile u procesu kupovine ERP-a. Cijenu softvera, jednostavnost implementacije kao i jednostavnost korištenja su postavljali kao tri najvažnije stavke. Stavke kao što je praćenje performanse sistema od strane dobavljača, podrška lokalnih partnera i potencijal razvoja smatrani su kao manje bitni generatori vrijednosti.

U drugoj fazi učestvovale su kompanije koje su prethodno imale iskustva sa nabavom i implementacijom ERP-a. Bez iznenađenja imale su nešto drugačiji raspored prioriteta. Cijena kao glavni faktor u prvoj fazi dobila je tek peto mjesto, dok podrška lokalnog partnera, praćenje performansi i kontinuirani razvoj imaju mnogo veću vrijednost prilikom druge kupovine.

Kvaliteta proizvoda u koji investiramo svakako ostaje bitna kategorija, ali potpuni potencijal možemo iskoristiti samo uz kvalitetnu i dostupnu podršku i kontinuirani razvoj. Prilikom kupovine, ulaganja i nadograđivanja informacione strukture uvijek treba imati na umu ovu dvostranost, jer samo tako možemo podatke pretvoriti u dobit!