Upravljanje zalihama

Razlika između ponude i potražnje u određenom momentu, je razlog postojanja zaliha. Čak i najjednostavnije operacije zahtijevaju neki vid zalihe. Generalno, planiranje zaliha nas štiti od rizika koji nosi kritični nivo zaliha, a kao posljedica može se ostvariti niži nivo vezanja radnog kapitala, smanjivanje troškova skladištenja, osiguravanje od propadanja ili raspadanja artikala, manji rizik zalihe za skladište, te niži ukupni trošak administracije i osiguranja.

Planiranje i upravljanje sa zalihama postaje još složenije ukoliko je potrebno zalihe voditi na nekoliko nivoa. Najjednostavniji primjer je zaliha maloprodajne radnje, koja ima samo jedan nivo zalihe koji je u direktnoj vezi sa operacijama prodaje. Nešto složeniji tip je sistem sa dva nivoa, gdje se pored standardne prodaje uključuje i distribucija. Dok proizvodnja može da ima mnogo više nivoa zaliha u skladu sa proizvodnim procesom. Reprezentacija kompleksnosti zaliha se nalazi na slici 1. Za svaku operaciju, odnosno svaku ovisnu operaciju u poslovnom procesu potrebno je upravljati zalihama kako bi osigurali neometan tok poslovanja. Upravljanje zalihama se svodi na odluke o narudžbama, kojima nadopunjavamo zalihe.

Koliko naručiti?

Broj artikala koji nedostaju u zalihi se utvrđuju kao razlika između realnog stanja i zadanih podataka o minimalnoj, optimalnoj ili maksimalnoj zalihi. U poslovnom informacionom sistemu je moguće za svaki artikl odrediti propisane vrijednosti za nivoe ovih zaliha (slika 2). Optimalni nivo zaliha u osnovi, prema nekim teoretičarima operativnog menadžmenta, treba biti usklađen sa troškovima pravljenja narudžbe, bitnosti artikla u procesu i vremena potrebnog da se zaliha obnovi. Prilikom određivanja ovih nivoa zaliha, bitno je obratiti pažnju na još nekoliko bitnih stvari. Mnogi dobavljači stimuliraju kupce rabatima da naručuju veće količine. Rabati dodatno smanjuju trošak narudžbe, tako da na osnovu rabata dobavljača definiramo minimalnu količinu narudžbe. Prilikom određivanja minimalne zalihe, potrebno je odrediti rizik ostajanja bez zalihe. Ukoliko je rizik ostajanja bez zalihe visok, onda minimalna zaliha mora odgovarati prosječnoj potražnji za artiklom u vremenu koje je dobavljaču potrebno za isporuku. Maksimalna zaliha je povezana sa troškom vezivanja kapitala. Maksimalnom zalihom ograničavamo troškove radnog kapitala, koji nastaju vezivanjem novca u zalihama kao posljedica neistovremenosti plaćanja robe i prodaje kupcima. Različite robe imaju različite zahtjeve za skladištenje, zbog toga je za svaki artikl potrebno odrediti neki nivo zalihe koji će odgovarati idealnim uvjetima skladištenja. Na kraju, također imamo vremenski period koji je potreban da se narudžba dostavi, koji trebamo ukalkulirati u nabavu.

Kada naručiti i kako upravljati narudžbama?

Količine narudžbi kreiramo na osnovu zadanih troškova u operativnom poslovanju. Vrijeme kada trebamo naručiti neke od ovih artikala je definirano potražnjom. Korištenjem Pantheona možemo povremeno provjeravati nivoe zadanih zaliha, te na osnovu njih kreirati nove narudžbe. Ovo se zove kreiranje iz zaliha. Ta procedura će nam ponuditi informacije o realnim zalihama, te ponuditi prijedloge za narudžbe prema dobavljaču na osnovu već postavljenih parametara. Naravno, ove nivoe je moguće provjeravati na pojedinačnim skladištima, što stvara podršku za upravljanje više nivoa zaliha sa jednog mjesta, a također drastično smanjuje troškove pravljenja narudžbe.Narudžba je koristan poslovni događaj. Kreiranje narudžbe, za razliku od fakture, ne stvaramo potraživanje prema kupcu, ali pravimo upravljanje prodajnim procesom. Uz funkcionalnost prijenosa dokumenta, od narudžbi brzo možemo praviti dokumente za knjiženje. Narudžba može imati više statusa (izdana, primljena, potvrđena) koji upravo predstavljaju odlučan alat za upravljanje prodajom i nabavom. Izdavanje dokumenta narudžbi, kupcima i dobavljačima, direktno ne utječe na zalihe, ali na osnovu njih je moguće kreirati fiktivne informacije o zalihi koje nam pomažu prilikom upravljanja zalihama. Na primjer, potvrđena narudžba kupca, za organizacionog menadžera već po potvrdi može značiti da se zaliha treba obnoviti, iako je stvarna roba još uvijek na skladištu. Korištenje poslovnog informacionog sistema za upravljanje zalihama olakšava posao operativnih menadžera. Sa druge strane, pored funkcije olakšanja klasičnog načina poslovanja Poslovni informacioni sistemi grade temelj za korištenje nove filozofije zaliha – zalihe u pravom vremenu. Zalihe u pravom vremenu je pristup zalihama, bez skladišta, odnosno isporučivanje zaliha tačno u momentu kada su potrebne. Naravno, sve informacije o potrebama, vremenima i količinama trebamo imati u elektronskom i strukturiranom obliku kako bi ovu filozofiju mogli koristit, odnosno moramo naučiti podatke pretvarati u dobit.

Slika1: Nivoi zaliha

Slika2: Postavljanje minimalne, optimalne i maksimalne zalihe u Pantheonu

Slika 3: Automatsko kreiranje narudžbi u Pantheonu