Svaka nova tema u nekoj od kolumni predstavlja novi početak. Nekada je za neku temu potrebno nekoliko nastavaka da bi se obradila na kvalitetan način. Nakon nekoliko nastavaka o neprogramiranom odlučivanju došlo je vrijeme za novu temu. Razmišljajući šta bi moglo biti interesantno, tema se nametnula sama od sebe. Postavio sam sebi pitanje kako ja, kao menadžer donosim odluke i šta koristim kao podlogu za donošenje odluka. Prvo što mi je palo na pamet je da koristim sve dostupne izvještaje o prethodnim događajima pogotovo one koji su kvantitativni i koji nam brojčano izražavaju rezultate prethodnog perioda. Odlučio sam da ova kolumna bude posvećena menadžerskom izvještavanju.

Izborom teme nametnuo se i izbor knjige. Bio sam svjedokom vrlo paradoksalne situacije da menadžeri nižeg i srednjeg nivoa vrlo često ne razumiju na pravi  način izvještaje koje dobijaju pogotovo ako oni zahtjevaju određena predznanja iz nekih ekonomskih disciplina koja u svojoj osnovi imaju matematičke operacije viših nivoa. Cijeneći da bi svaki menadžer koji drži do sebe morao imati adekvatna znanja iz različitih oblasti ovaj put preporučujem knjigu koja u svom originalu nosi naziv "FUNDAMMENTALS OF FINANCIAL MANAGEMENT" koju su napisali James C. Van Horne i John M. Wachowicz, JR. Ova knjiga je obavezna školska literatura za studente određenih smjerova na klasičnim ekonomskim fakultetima dok se sa njom ne susreću u toku svog obrazovanja studeti drugih fakulteta. Kako se u redove menadžera regrutuju ljudi sa različitim obrazovanjem vrlo često na pozicije nižeg i srednjeg menadžmenta dolaze ljudi koji nisu imali priliku u toku svog obrazovanja savladati neke osnovne ekonomske pojmove. Ovo im u svakodnevnom radu poslije određenog vremena postane problem koji pokušavaju riješiti na različite načine. Ovo je pogotovo izraženo u nekim industrijskim granama kao naprimjer u farmaceutskoj industriji gdje većinu nižeg i srednjeg menadžmenta predstavljaju osobe koje su ili doktori medicine ili farmaceuti i koji tokom svog obrazovanja nikada se ne susretnu sa ekonomskom terminologijom.

Predložena knjiga je prevedena  u Hrvatskoj kao i u Srbiji pod vrlo sličnim nazivima "Osnovi finansijskog  menadžmenta" (srpska verzija) odnosno "Osnove financijskog menadžmetna" (hrvatska verzija) tako da je dostupna i onima koji nisu u stanju ovakvo stručno štivo čitati kao izvornik na engleskom ili na nekom drugom jeziku u prijevodu.  Svoj stav o ovoj knjizi mogu sažeti samo u dvije riječi – obavezno pročitati.
Menadžerski izvještaji i menadžersko računovodstvo

Riječ izvještaj se danas koristi u gotovo svim sferama života. Osim različitih ekonomskih izvještaja odnosno izvještaja o različitim ekonomskim parametrima poput berzanskih izvještaja, finansijskih izvještaja o poslovanju kompanija i slično svakodnevno se susrećemo sa izvještajima o vremenskoj prognozi, izvještajima radu parlamenta, izvještajima sa sporstkih događaja itd. U ovoj kolumni ću se fokusirati isključivo na ono što se kolokvijalno naziva menadžerskim izvještajima. Pod menadžerskim izvještajima podrazumijevamo posebnu vrstu izvještaja putem kojih menadžeri i vlasnici dobivaju informacije o poslovanju kompanije.

Izvještaji najčešće na pojednostavljen i pregledan način daju podatke o profitabilnosti, likvidnosti, efikasnosti, zaduženosti i drugim bitnim pokazateljima poslovanja i kao takva su podloga za analiziranje poslovanja kompanija ukupni i/ili po pojedinim profitnim centrima. Omogućavaju kontinuirano praćenje i usporedbu s prethodnim razdobljima i na taj način služe kao podrška donošenju poslovnih odluka.

Njihova dodatna prednost je mogućnost prilagođavanja i kreiranja u skladu sa potrebama menadžmenta i vlasnika kompanije. Na neki način ovo je bilo preteča onome što danas nazivamo menadžersko računovodstvo. Najjednostavnije menadžersko računovodstvo definiramo kao vrstu računovodstva namijenjenu rukovodstvu preduzeća koje ima za cilj obezbjeđivanje i analiziranje informacija nužnih za efikasno upravljanje preduzećem odnosno obezbjeđivanje informacija za potrebe kontrole, planiranja i poslovnog odlučivanja.

Praktična priprema menadžerskih izvještaja

Nakon ovih nekoliko teorijskih rečenica koje pobliže određuju pojmove menadžerskih izvještavanja i menadžerskog računovodstva vratimo se praktičnoj primjeni ovih pojmova. Menadžerska svakodnevnica u Bosni i Hercegovini počinje najčešće jutarnjom kafom i gledanjem različitih menadžerskih izvještaja bilo da se radi o proizvodnji, prodaji, naplati ili nečem trećem koji su u svojoj osnovi kvantitativni izvještaji. Bitno je naglasiti da je izvještaj najčešće skup informacija za neki prethodni period i stanje u njemu. Dakle, izvještaj uvijek tretira prošlost bilo vrlo blisku bilo daleku, ali uvijek prošlost i određeni period. Jedna od osnovnih komponenti menadžerskih izvještaja je vremenski okvir. Ono što je neophodno razumjeti je da izvještaji sami po sebi nemaju vrijednost ukoliko ne dođu u prave ruke, odnosno ukoliko ih ne dobije menadžer koji ih razumije i koji na osnovu njih može donositi odluke. Problem sa kojim se susrećemo u BiH je kvalitet eksternih izvještaja koje dobijamo. Iako mala zemlja BiH je vrlo komplikovana posmatrano iz ugla biznisa tako da vrlo često eksterni izvještaji koje dobijamo su upitnog kvaliteta. I dok se na interne izvještaje koji su kreirani u okviru kompanije najčešće možemo pouzdati, jer oni odražavaju realno stanje i predstavljaju historiju rada naše kompanije, to samo po sebi ne mora biti i najčešće nije dovoljno da donesemo kvalitetne odluke.

Interni podaci mogu biti korišteni jedino za usporedbu sa našim planovima i kao pokazatelji koji se upoređuju sa unaprijed postavljenim ciljevima te se na osnovu toga može mjeriti uspješnost kompanije, nekog njenog dijela ili pojedinca. Interni izvještaji se nikako ne mogu koristiti kao osnovni podaci na osnovu kojih se mjeri cijelo tržište jedne zemlje na primjer BiH izuzev u slučaju kada ste kao proizvođač apsolutno dominantni i imate monopol na tržištu.

Čak i tada oni nisu stopostotno tačni, ali svakako predstavljaju vrlo blisku sliku onom što se naziva realno stanje na tržištu. Kao zaključak se može reći da interne podatke koristite isključivo za procjenu ostvarenih performansi prema ranije zadanom cilju i eventualno kao dodatnu kontrolu nekim eksternim izvještajima tipa procjene tržišnog udjela kod nekog kupca, jer vi znate koliko prodajete kod njega i možete procijeniti da li je u tom izvještaju taj kupac realno predstavljen ili sumnjate u kvalitet izvještaja.

Svi drugi izvještaji koje nazivamo eksternim i koji nisu posljedica rada unutar vaše kompanije bi trebali biti neka vrsta "big picture" odnosno šire slike u kojoj je naša kompanija samo jedan od segmenta. Oni bi, ukoliko su tačni, trebali valorizirati naš rad na objektivan i nepristrasan način. Problem sa kojim se susrećemo u BiH je nedostatak osnovne statistike poput podatka koliko stanovnika živi u BiH, kakva je sezonska migracija u BiH, starosna struktura stanovništva, obrazovna struktura, spolna struktura itd. To su svakako problemi za svakog ko pokušava planirati, odnosno nakon izvršenog posla ili perioda napraviti izvještaj. Postojanje netačnih izvještaja je opasnije od nepostojanja bilo kakvih izvještaja iz prostog razloga što pravljenje plana aktivnosti na netačnim postavkama gura nas u veći problem od činjenice da nemamo nikakve podatke i da na osnovu toga planiramo. Moj stav je da dostupne eksterne  podatke na tržištu u BiH treba uvijek provjeravati koliko je to moguće iz što je moguće iz više različitih izvora. Ukoliko ima samo jedan izvor onda ga treba uporediti koristeći interne podatke ako je to moguće ili ga koristiti sa dozom rezerve dok se ne uvjerimo u njegovu tačnost.

Generalan zaključak je da unaprijed odbacivanje bilo kojeg izvora podataka bez provjere je pogrešno i to sebi niti jedan menadžer ne smije dopustiti, kao i slijepo vjerovanje u sve podatke i izvještaje koji su dostupni na tržištu BiH što je po meni također pogrešan pristup. I ovdje vrijedi staro životno pravilo da je umjerenost vrlina, a ne mana. Moje drugo pravilo kojeg se držim i koje primjenjujem u svim mogućim situacijama je na prvi pogled vrlo jednostavno, ali često ga menadžeri ne primjenjuju. Ono se svodi na to da razumijem materiju o kojoj se govori te da dođem spreman na sastanak, odnosno da sam pročitao uvodne materijale za taj sastanak. Vrlo često menadžeri dolaze nespremni na sastanke i tu činjenicu pokušavaju prikriti hineći da pozorno prate tok sastanka i samo se uključuju sa komentarima na općim mjestima. To samo po sebi ne bi bilo problem da često na takav način ne preuzmu obaveze koje kasnije ne mogu ispuniti. Drugi podskup ovog problema se ogleda u činjenici da nekad menadžeri ne razumiju u potpunosti izvještaje o kojima raspravljaju, a to ne žele pokazati. Kako se najveće zamke kriju u detaljima, nerazumijevanje svih nijansi nekog problema može nas dovesti u poziciju da donesemo krivu odluku kao i da preuzmemo obavezu koju kasnije ne možemo ispuniti. U ovom slučaju vrijedi pravilo da nije sramota pitati i da nema glupog pitanja. Na ovaj način se izbjegavaju gore navedene zamke.

Biti menadžer znači pitati i biti pitan

Jedna od osnovnih menadžerskih obaveza je da postavljaju pitanja i da odgovaraju na pitanja postavljena njima. Kada to prevedemo u domen menadžerskog izvještavanja potrebno je da budemo vrlo koncizni. Kod menadžerskog izvještavanja većina menadžera se nalazi u dvojakoj ulozi. Oni su ti koji primaju razne izvještaje odnosno oni su konzumenti izvještaja koje prave drugi, a nekada su i u ulozi onog ko kreira izvještaje bilo za viši menadžment ili za svoje podređene, dakle oni su kreatori tih izvještaja. Pri tome ovo ne podrazumijeva da menadžeri fizički uvijek kreiraju izvještaje za koje su odgovorni (to mogu raditi različite specijalizirane službe poput računovodstva i sl.), ali su oni odgovorni za tačnost podataka odnosno sadržaja izvještaja. Dakle pitamo  ono što nam se čini nelogičnim u izvještajima koje dobijamo, odnosno dajemo odgovore na sva pitanja koja dobijamo za izvještaje koje smo kreirali.

Iz ličnog iskustva mogu reći da je detaljno čitanje izvještaja jedna od vještina koju trebaju imati svi menadžeri, odnosno ako je nemaju raditi na njenom razvijanju. Dakle, disciplina u čitanju i razumijevanju izvještaja koje dobijamo je pravilo kojeg se trebamo držati i kada nam se ti izvještaji čine najbanalnijim, a nekada i vrlo dosadnim. Nemojte zaboraviti da većina izvještaja koje primamo mailom imaju opciju koja pokazuje da li je primalac otvarao poruku i kada je to uradio. Naše ponašanje šalje vrlo jasnu poruku onome ko nam šalje izvještaj o našem tretiranju tog izvještaja. Uvijek je bolje imati više saveznika nego neprijatelja i trudite se da svojim ponašanjem kreirate saveznike, a ne neprijatelje.  Sa druge strane uvijek provjeravajte tačnost i logičnost izvještaja koje vi kreirate i trudite se da ih zadržite maksimalno jednostavnim, a da pri tome zadržite njihov kvalitet. Ne podliježite napasti da vam forma postane važnija od sadržaja. Dakle, bitniji je kvalitet izvještaja od njegovog vizuelnog izgleda. Najbolje je kada je uspješno pomireno i jedno i drugo, ali ako iz bilo kog razloga moramo birati uvijek dajmo prednost funkcionalnosti i preglednosti izvještaja nad vizuelnim ili zvučnim efektima.